地雷不要踩！職場社群必備守則

 

使用社群軟體之前，一定要認清發話的目的與對象。很多人以為社群軟體與通話軟體，只是「通話」與「講事情」的工具，所以平時怎麼講話，在社群軟體和通話軟體上就怎麼發言，但這真是大錯特錯。

 

首先，社群軟體，既然是網路上的東西，就沒有「這是我自己的頁面」、「愛怎麼說就怎麼說」這回事，而要把它當成是自我形象的展示平台與延伸工具。當你有了這個清楚認知之後，便容易掌握在社群軟體上發言的分際。

 

很多人就是因為沒有搞懂社群軟體的本質，以及發話的目的與對象，所以隨時都在「爆雷」，都在「陷自己於不義」。使用社群軟體時，幾個最不應該在溝通上出現的錯誤包括：

（1） 發話沒重點：既然是職場上的溝通，就沒有「耍廢」或「隨便說說」的權利，一定要針對現在正在討論的議題，進行意見的交換和討論。這時候你還想「開個玩笑緩和一下氣氛」，以為無傷大雅，那就是「白目」的行為。請務必針對事情提出自己的意見和看法，不要講一些不相關的事情。

 

（2） 陷入情緒性的發言，沒有「對事不對人」：使用群組通話討論，最忌諱把情緒帶入對話，或者公私不分，讓所有人都知道你沒有公事公辦，而是想讓某人難堪，或者故意給對方「穿小鞋」。大家都是明眼人，都知道那些「不是為了公事而做出的發言」背後的目的，一旦你做過一兩次，在職場同儕間的專業形象就會大大減損。而如果堅守了公事公辦、對事不對人的原則，則容易獲得上司的青睞與同事的敬重。

 

（3） 傳送沒有意義的貼圖，還自以為可愛或幽默：工作上的群組，不適用朋友之間的噓寒問暖，盡量不要傳一些逢年過節噓寒問暖的長輩圖。即使你覺得某些貼圖很可愛、很幽默，也請務必只在自己的好友圈流傳發送即可。工作就是工作，私人就是私人，一定要分開。但目前的LINE以可愛、幽默貼圖居多，所以難免會用到。此時，可以觀察上司平常使用的貼圖風格，挑一個與他相近的貼圖做為回覆。或是選擇中規中矩的貼圖回覆也可以，只要注意好界線與文字尺度，使用貼圖也無傷大雅。

 

（4） 在非工作時間還一直談工作的事情，特別是半夜或凌晨：除了公司的大老闆，或者某些產業的特性，否則沒有人喜歡在非工作時間，收到工作相關的訊息，特別是半夜或凌晨這種需要休息的時間，絕對是使用社群軟體討論公事的禁忌。讓大家在該休息的時候好好休息，也才能在該工作的時候好好工作。但如果在非上班時間碰到急事，迫不得已需要打擾同事或上司時，我們可以先用文字訊息說明來意，待收到回覆後，才進行下一步。如果狀況緊急，可以先打電話，但開頭一定要先說聲不好意思。事情處理完後，建議再跟同事、上司說聲感謝。

 

（5） 群組中的發言讓人摸不著頭緒，不知道是對誰在說話：LINE其實有一個功能，是針對某位群內成員的發言，按滑鼠右鍵，或點下去後選回覆後，「只針對他/她回覆」。透過這樣的小功能，就能讓所有人知道，是你和某人之間就某公事在討論，而不會影響到其他人進行份內工作的節奏。不懂得使用這種小技巧，容易讓群組內其他人覺得「你很煩」，所以務必要加以注意。

 

（6） 對重要人、事已讀不回：平常在生活中對自己的親朋好友已讀不回，他們還可能體貼地認為「你也許在忙」，晚點回覆就好。但在公事上，已讀不回絕對是大忌，特別是老闆和上司的訊息，已讀不回，是他們可能震怒的引爆點。當然，有時候你已讀不回的原因，是因為還沒想到解決之道，或者還在會議上無法抽身，這時其實簡單地就事實陳述回覆「我查好方法後告訴您」、「會議中晚點回覆您」，都是對方可以理解的方式。既然都「已讀了」，加一句話，更顯周到。

 

適用與不適用社群軟體溝通的公事

有鑑於目前大部分的人都使用社群或通訊軟體在對話，基本上所有的公事，都可以用通訊軟體來解決，對很多中小企業來說，這也是節省通話費的一種方法。

 

但因為文字有時候往往它的局限性，以及無法呈現出「情感」與「態度」等深度的溝通特質，因此只要是「你認為很重要的事」，最好還是用語音或面對面溝通比較恰當。舉個例子，文字上的「還是不要這樣做比較好」，很有可能某些人閱讀後的認知是「可能沒其他辦法時還是可以這樣做」。但同樣這句話，當你是用語音通話嚴肅慎重地說，甚至見面溝通搭配眼神和搖頭，那對方才能知道它代表的是「絕對不要這樣做！」這就是聲音和表情在許多溝通中不可被完全排除的重要原因。

 

 

不過有鑑於現在社會形態的改變，使用社群軟體轉語音溝通時，還有一個原則要注意。過去還是電話時代的時候，大家一定聽過上司耳提面命，跟客戶溝通，不要只寫Email、傳訊息，那沒有溫度，一定要親自打電話過去！

 

但時序到了現在，你還敢用通訊軟體「直接打電話給客戶」嗎？現代人認為，沒有先知會一聲，直接就打電話來，反而是一件很不禮貌的事情。於是最好的方式，是在取得對方的通訊軟體後，需要語音溝通時，先傳個訊息問對方「不曉得現在方便通話嗎？針對XXX一事，想和您討論一下」。如此以來，對方就會讓你知道適合通話的時間，也才能針對你們要交換意見的事項，進行深入的溝通。

 

使用社群與通訊軟體，已經是未來職場溝通的必要手段，但能夠掌握好原則與分際，才能讓自己的職場之路走得跟順遂，也才能在業務上達成你所期待的目標。希望大家都能掌握這些原則，在自己的職場上發光發熱！