地雷不要踩!職場社群必備守則

2020.02.20
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作者介紹:鄭匡宇,兩性作家、演講家和活動節目主持人。政治大學哲學系學士、討論愛情、財富、健康、人際與社會影響力等不同層面的話題。
 
使用社群軟體之前,一定要認清發話的目的與對象。很多人以為社群軟體與通話軟體,只是「通話」與「講事情」的工具,所以平時怎麼講話,在社群軟體和通話軟體上就怎麼發言,但這真是大錯特錯。
 
首先,社群軟體,既然是網路上的東西,就沒有「這是我自己的頁面」、「愛怎麼說就怎麼說」這回事,而要把它當成是自我形象的展示平台與延伸工具。當你有了這個清楚認知之後,便容易掌握在社群軟體上發言的分際。
 
很多人就是因為沒有搞懂社群軟體的本質,以及發話的目的與對象,所以隨時都在「爆雷」,都在「陷自己於不義」。使用社群軟體時,幾個最不應該在溝通上出現的錯誤包括:
(1) 發話沒重點:既然是職場上的溝通,就沒有「耍廢」或「隨便說說」的權利,一定要針對現在正在討論的議題,進行意見的交換和討論。這時候你還想「開個玩笑緩和一下氣氛」,以為無傷大雅,那就是「白目」的行為。請務必針對事情提出自己的意見和看法,不要講一些不相關的事情。
 
(2) 陷入情緒性的發言,沒有「對事不對人」:使用群組通話討論,最忌諱把情緒帶入對話,或者公私不分,讓所有人都知道你沒有公事公辦,而是想讓某人難堪,或者故意給對方「穿小鞋」。大家都是明眼人,都知道那些「不是為了公事而做出的發言」背後的目的,一旦你做過一兩次,在職場同儕間的專業形象就會大大減損。而如果堅守了公事公辦、對事不對人的原則,則容易獲得上司的青睞與同事的敬重。
 
(3) 傳送沒有意義的貼圖,還自以為可愛或幽默:工作上的群組,不適用朋友之間的噓寒問暖,盡量不要傳一些逢年過節噓寒問暖的長輩圖。即使你覺得某些貼圖很可愛、很幽默,也請務必只在自己的好友圈流傳發送即可。工作就是工作,私人就是私人,一定要分開。但目前的LINE以可愛、幽默貼圖居多,所以難免會用到。此時,可以觀察上司平常使用的貼圖風格,挑一個與他相近的貼圖做為回覆。或是選擇中規中矩的貼圖回覆也可以,只要注意好界線與文字尺度,使用貼圖也無傷大雅。
 
(4) 在非工作時間還一直談工作的事情,特別是半夜或凌晨:除了公司的大老闆,或者某些產業的特性,否則沒有人喜歡在非工作時間,收到工作相關的訊息,特別是半夜或凌晨這種需要休息的時間,絕對是使用社群軟體討論公事的禁忌。讓大家在該休息的時候好好休息,也才能在該工作的時候好好工作。但如果在非上班時間碰到急事,迫不得已需要打擾同事或上司時,我們可以先用文字訊息說明來意,待收到回覆後,才進行下一步。如果狀況緊急,可以先打電話,但開頭一定要先說聲不好意思。事情處理完後,建議再跟同事、上司說聲感謝。
 
(5) 群組中的發言讓人摸不著頭緒,不知道是對誰在說話:LINE其實有一個功能,是針對某位群內成員的發言,按滑鼠右鍵,或點下去後選回覆後,「只針對他/她回覆」。透過這樣的小功能,就能讓所有人知道,是你和某人之間就某公事在討論,而不會影響到其他人進行份內工作的節奏。不懂得使用這種小技巧,容易讓群組內其他人覺得「你很煩」,所以務必要加以注意。
 
(6) 對重要人、事已讀不回:平常在生活中對自己的親朋好友已讀不回,他們還可能體貼地認為「你也許在忙」,晚點回覆就好。但在公事上,已讀不回絕對是大忌,特別是老闆和上司的訊息,已讀不回,是他們可能震怒的引爆點。當然,有時候你已讀不回的原因,是因為還沒想到解決之道,或者還在會議上無法抽身,這時其實簡單地就事實陳述回覆「我查好方法後告訴您」、「會議中晚點回覆您」,都是對方可以理解的方式。既然都「已讀了」,加一句話,更顯周到。
 
適用與不適用社群軟體溝通的公事
有鑑於目前大部分的人都使用社群或通訊軟體在對話,基本上所有的公事,都可以用通訊軟體來解決,對很多中小企業來說,這也是節省通話費的一種方法。
 
但因為文字有時候往往它的局限性,以及無法呈現出「情感」與「態度」等深度的溝通特質,因此只要是「你認為很重要的事」,最好還是用語音或面對面溝通比較恰當。舉個例子,文字上的「還是不要這樣做比較好」,很有可能某些人閱讀後的認知是「可能沒其他辦法時還是可以這樣做」。但同樣這句話,當你是用語音通話嚴肅慎重地說,甚至見面溝通搭配眼神和搖頭,那對方才能知道它代表的是「絕對不要這樣做!」這就是聲音和表情在許多溝通中不可被完全排除的重要原因。
 
 
不過有鑑於現在社會形態的改變,使用社群軟體轉語音溝通時,還有一個原則要注意。過去還是電話時代的時候,大家一定聽過上司耳提面命,跟客戶溝通,不要只寫Email、傳訊息,那沒有溫度,一定要親自打電話過去!
 
但時序到了現在,你還敢用通訊軟體「直接打電話給客戶」嗎?現代人認為,沒有先知會一聲,直接就打電話來,反而是一件很不禮貌的事情。於是最好的方式,是在取得對方的通訊軟體後,需要語音溝通時,先傳個訊息問對方「不曉得現在方便通話嗎?針對XXX一事,想和您討論一下」。如此以來,對方就會讓你知道適合通話的時間,也才能針對你們要交換意見的事項,進行深入的溝通。
 
使用社群與通訊軟體,已經是未來職場溝通的必要手段,但能夠掌握好原則與分際,才能讓自己的職場之路走得跟順遂,也才能在業務上達成你所期待的目標。希望大家都能掌握這些原則,在自己的職場上發光發熱!

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